Elementos básicos de gestión del portafolio de proyectos

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Todos los días las organizaciones enfrentan el reto de mejorar el desempeño de la ejecución de sus proyectos, existen diferentes formas para hacerlo como establecer disciplinas, procesos, métodos, prácticas y hasta metodologías, sin embargo, los esfuerzos estarán destinados a fracasar o a tener problemas si no se desarrollan capacidades de control de proyectos a nivel organizacional.

¿A qué me refiero?, a nada más ni nada menos que a la famosa Gestión de un Portafolio de Proyectos

En definición un Portafolio de Proyectos es un conjunto de programas, proyectos, incluso puede contener subportafolios y otros elementos relacionados a los proyectos. Entendido esto, definamos ahora que la gestión del portafolio de proyectos son las actividades que una organización debe seguir para alcanzar sus objetivos estratégicos.

¿En tu organización tienes un Portafolio de Proyectos fácilmente administrable?

Alcanzar los objetivos estratégicos es un reto. Puntualmente con el portafolio, o la cartera de proyectos (como también es conocido) se puede evaluar y seleccionar sólo aquellos proyectos alineados con las estrategias y que puedan agregar valor al negocio. En otras palabras, se busca lograr que los entregables correctos sean elaborados.

Para dirigir una cartera (portafolio) el rol formal corresponde al Director de Portafolio de Proyecto (Portfolio Manager) que deberá tener la visibilidad de todos los proyectos de la organización y según el caso, ayudará a establecer la prioridad y decisiones importantes como presupuestos y asignaciones de recursos.

Rápidamente menciono algunas características de un Director de Portafolio:

  1. Capacidad de decisión: sobre ganancias a corto y a largo plazo, equilibrios internos y prioridades de negocio.
  2. Espíritu competitivo: el director del portafolio debe promover una cultura de competencia interna que resulte estimulante para los equipos de proyecto.
  3. Espíritu emprendedor: el director del portafolio debe ser una persona abierta a las nuevas ideas y a la transformación constante.
  4. Inteligencia emocional: debe anticiparse a las reacciones emocionales de los afectados para conectar con ellos y buscar fórmulas de motivación, esto es tan importante como tomar las decisiones acertadas.
  5. Comunicación proactiva y acertada en el momento correcto, entre otras competencias más.

Definido todo lo anterior podemos reflexionar acerca de la importancia de decidir y gestionar los proyectos a corto, mediano y largo plazo de toda la organización y a continuación, les presento un ejemplo de los elementos básicos a considerar cuando se gestiona por primera vez un Portafolio de Proyectos.

Elementos básicos de gestión del portafolio de proyectos:

  1. Conocer el Director de Proyecto que está a cargo.
  2. Definir la prioridad de los proyectos.
  3. Realizar seguimiento de los recursos utilizados.
  4. Conocer el estatus y el progreso.
  5. Tener definido el presupuesto inicial o autorizado.
  6. Tener el control de los gastos reales.
  7. Realizar el análisis de riesgo por proyecto y los impactos al portafolio.

Podemos usar un software para la gestión del portafolio, sin embargo, lo que recomiendo analizar antes de escoger un software es definir cuál es el objetivo y qué tanto conocimiento y visibilidad tienes de tus proyectos, así que puedes empezar con un template como el que muestro a continuación:

Como podrás observar tenemos una lista y una recopilación de información relevante de los proyectos que te ayudará a tomar decisiones y reportar rápidamente cambios, problemáticas o finales felices. En mi experiencia empresas en sus plantas cerveceras llevan una gestión en una tabla de Excel como la que te presento, y he apoyando a empresas en otras industrias como la de alimentos y restaurantes a tener un control similar y quedan maravillados de los resultados. Este ejemplo de formato lo puedes personalizar con lo que necesites.

Inténtalo y pon orden a tus proyectos hoy mismo.

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